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教你Excel中实现序列的智能填充

[日期:2014-09-10] 来源:http://www.520sys.cn 作者:admin [字体: ]
  

新学期学校的教师队伍发生了变更,校长让我重新定制一份教师花名册出来,要求不同的学科组之间空一行以示区别。

  从图1中我们可以看到,教师的编号序列是连续的,空行中不显示编号,用Excel中的填充序列或填充柄工具虽然可以实现这一功能,但由于空行中不能出现编号,这使得我们在输入编号时必须多次重复使用“填充序列”命令,而且一旦出现人员的调整,就必须重新输入,非常繁琐。该公式的含义是:如果当前行中的姓名所在单元格不为空的话,就将从第一个姓名所在的单元格开始一直到当前行的姓名所在的单元格区域中统计非空姓名单元格的个数,并将数据自动填写到相应编号所在的单元格中,否则不显示任何内容。
 


图1 教师花名册

  输入表格内容之前,可先在编号单元格(如“C3”)中输入公式“=IF(D3<>"",(COUNTA(\$D\$3:D3)),"")”,然后将公式应用到整个编号所在的列(如图2)。下面就给大家介绍一下如何使用COUNTA函数来巧妙地解决这一问题。

图2 输入公式

  如果要填写的编号不是从“1”开始,而是类似于“04001、04002……”之类的序列,可在上述操作的基础上选中整个编号所在的字段,右击后选择“单元格格式”命令,此时会弹出“单元格格式”对话框,选择“数字”选项卡中的“自定义”分类,在右侧的“类型”框中输入“04000”(如图3),最后单击“确定”按钮就可以实现我们所需要的编号规则了。

图3 “单元格格式”对话框

  除了设置单元格格式外,我们还可以通过修改公式的方法来实现我们的编号规则,如输入“=IF(D3<>"","04"&&TEXT(COUNTA(\$D\$3:D3),"000"),"")”可实现“04001、04002……”等编号的智能输入。

 

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